Quando si parla di fiere, il tempo è la risorsa che manca più spesso.
Lo spazio viene assegnato dall’ente fiera, il regolamento tecnico fissa regole precise e le finestre per montare e smontare sono ben definite.
In mezzo c’è il progetto dello stand, che per essere fatto bene ha bisogno di tempo: per ascoltare le tue esigenze, disegnare, produrre e organizzare la logistica.
In questa guida vediamo quando conviene iniziare a progettare uno stand fieristico, quali sono le fasi del lavoro e una checklist pratica per arrivare in fiera senza sorprese.
Quando iniziare: appena hai la conferma dello spazio
Come regola pratica, la raccolta del brief dovrebbe partire 3 o 4 mesi prima della fiera, nel momento in cui l’ente fiera ti conferma lo spazio. È allora che hai i dati indispensabili per progettare: metratura, posizione nel padiglione, pianta della manifestazione e regolamento tecnico.
Iniziare prima della conferma significa lavorare su ipotesi che potrebbero cambiare. Iniziare molto dopo, invece, comprime le fasi successive e lascia poco margine per approvare, correggere e produrre con calma.
Per le fiere di gennaio 2027, come Marca e SIGEP World, questa finestra si apre in autunno: se hai già lo spazio confermato, è il momento giusto per muoversi.
Le fasi di un progetto di stand
Dal primo contatto al giorno dell’inaugurazione, un progetto di stand attraversa sei passaggi:
- Brief. Raccolta delle informazioni su fiera, spazio, obiettivi, budget e identità del brand.
- Concept e progettazione. Definizione dell’idea, rendering 3D e scelta di materiali e finiture.
- Progetto esecutivo. I disegni tecnici che servono per produrre e per rispettare il regolamento della fiera.
- Produzione. Realizzazione di strutture, grafiche e finiture.
- Pratiche e logistica. Documentazione, prenotazione degli slot di scarico, eventuali richieste di allacci elettrici e idraulici, trasporto.
- Montaggio e smontaggio. Da svolgere entro le finestre di tempo stabilite dall’ente fiera.
I tempi di ogni fase dipendono da metratura e complessità del progetto: uno stand su misura in legno richiede più lavoro di produzione di una soluzione modulare. Per questo conviene confrontarsi presto con chi realizzerà lo stand.
In Nimlok seguiamo queste fasi internamente, dalla progettazione alla falegnameria, dalla stampa alla logistica con mezzi propri: avere tutta la filiera sotto controllo aiuta a garantire qualità e tempi.
Non devi quindi preoccuparti per la documentazione, il trasporto, lo smontaggio: sono generalmente inclusi nei nostri servizi e in ogni caso il tuo account manager di riferimento ti darà ogni dettaglio.
Si avvicina la fiera?
Raccontaci il tuo progetto: ti ricontatteremo per una prima consulenza senza impegno.
Il brief: cosa preparare subito
Più il brief è completo, più il progetto parte spedito. Le informazioni indispensabili sono:
- pianta della manifestazione, con la posizione del tuo spazio;
- metratura dello stand;
- pianta tecnica, con colonne, pozzetti e impianto elettrico;
- regolamento tecnico: altezza massima, giorni di montaggio a disposizione e altri vincoli;
- budget indicativo;
- tre esempi di stand che ti piacciono e a cui ispirarti.
Sono utili anche le brand guideline, i loghi in formato vettoriale, l’elenco dei prodotti da esporre (quanti, di che dimensioni e peso) e le tue esigenze di spazio: accoglienza, area meeting, hospitality, magazzino. Segnala anche eventuali limiti logistici, per esempio un evento in un piano alto senza ascensore.
Checklist: cosa fare e quando
Appena hai la conferma dello spazio (3-4 mesi prima)
- Raccogli pianta della manifestazione, metratura, pianta tecnica e regolamento tecnico.
- Definisci l’obiettivo della partecipazione: presentare un prodotto, raccogliere contatti, incontrare clienti.
- Stabilisci un budget indicativo.
- Prepara loghi, brand guideline e tre reference di stand.
- Contatta l’allestitore e invia il brief.
Durante la progettazione
- Valuta concept e rendering 3D e chiedi le modifiche necessarie
- Conferma le aree dello stand: accoglienza, incontri, demo, magazzino
- Elenca i prodotti da esporre e le forniture richieste (elettricità, acqua, altro)
- Approva il progetto esecutivo
Prima della fiera
- Verifica che documentazione e prenotazioni per lo scarico siano a posto.
- Prepara il personale che presidierà lo stand
- Organizza campioni, materiali e strumenti per raccogliere i contatti
Dopo la fiera
- Rispetta le finestre di smontaggio indicate dall’ente fiera.
- Contatta rapidamente i lead raccolti.
- Valuta se alcune parti dello stand possono essere riutilizzate nelle prossime fiere.
Cosa succede se parti in ritardo
Si può arrivare in fiera anche con tempi più stretti, ma con meno margine di scelta. In questi casi aiutano le soluzioni più rapide da realizzare e un brief completo fin dal primo giorno: ogni informazione che manca allunga i tempi.
Esistono tre tipologie di stand: custom, interamente su misura e realizzato soprattutto in legno; a noleggio; ibrido, con parti personalizzate abbinate a strutture modulari riutilizzabili. Quale scegliere dipende da obiettivi, budget e tempi: ne parliamo insieme fin dal primo confronto.
Se espongi nei prossimi mesi, contattaci e raccontaci il tuo progetto. Puoi anche scoprire come lavoriamo e i nostri stand su misura. Se stai ancora valutando a chi affidarti, leggi come scegliere il partner giusto per una fiera di successo.
